НАШ ТЕЛЕФОН - 8(800) 333-45-16 доб.701

Язык и стиль судебных документов

загрузка...

I. Язык и стиль судебных документов

 

       Высокий уровень культуры письменной речи – одно из важнейших профессиональных качеств судей и других специалистов, работающих в суде. Совершенно очевидно, что ошибки в процессуальных документах могут привести не только к неверному их толкованию, но и к отмене. Однако анализ текстов принимаемых судами решений позволяет выявить значительное количество разнообразных ошибок (от простых опечаток до грамматических и стилистических ошибок, существенно искажающих заложенную в тексте документа мысль и затрудняющих ее понимание).

       В настоящее время принято выделять следующие функциональные разновидности современного русского литературного языка: язык художественной литературы, устная разговорная речь и три функциональных стиля (публицистический стиль, научный стиль, официально-деловой стиль).

       Разновидностью официально-делового стиля является язык служебного документа, для которого характерны: максимальная точность и ясность изложения, краткость текста, нейтральный тон изложения, языковое единообразие, стандартизация языковых средств (использование специальных терминов, словесных формул и конструкций, оборотов речи, канцелярских штампов). Языковые штампы деловой письменной речи и языка документа – объективно необходимое явление, способствующее облегчению и ускорению понимания текста.

       Главной задачей составителя документа является выбор слов и понимание их значения в целях создания максимально точного и однозначного текста. Наибольшее количество ошибок в документах связано именно с неправильным выбором и употреблением слов, с незнанием точного значения слова, многозначности часто употребляемых слов, их стилистической окраски, сочетаемости с другими словами и т.п.

       Рассмотрим наиболее важные правила словоупотребления при составлении организационно-распорядительных и процессуальных документов.

  1. Не следует включать в тексты документов некоторые слова и словосочетания.

      1.1. Архаизмы и историзмы

       В исходящих из суда ответах на обращения граждан и в текстах судебных решений нередко встречаются устаревшие (архаичные) слова и обороты, вышедшие из употребления и нашедшие замену в современной письменной деловой речи. Следует исключать устаревшие термин из составляемых документов, например:

Архаизмы и историзмы

Современные термин

настоящим сообщаем

вышеозначенный

сего года

незамедлительно

при сем направляем

на предмет рассмотрения

каковой

сообщаем

названный выше

этого года, текущего года

немедленно

направляем

для рассмотрения

который

 

       1.2. Неологизмы

       В документах следует употреблять только те вновь появившиеся в языке слова (неологизмы), которые обозначают новые термин (понятия), например: пресс-секретарь, муниципальный, депозитарий, телефакс (факс), презентация. Недопустима замена давно сложившихся понятий явно неудачными неологизмами, например:

Не подлежащие применению неологизмы

Подлежащие применению понятия

изжитие

неимение

подвижки

задумка

дострой

незавершенка

проработка

безналичка

исключение

отсутствие

положительные изменения

замысел

завершение строительства

незавершенное строительство

критика

безналичный расчет

 

       Неологизмы, являющиеся словами иноязычного происхождения, то есть заимствованные из иностранной лексики, могут вызывать различия в толковании текста документа. Вместо использования таких неологизмов, не вошедших в состав лексики русского языка, следует употреблять русскоязычные эквиваленты, например:

Неологизмы-заимствования, не подлежащие применению в документах

Русскоязычные эквиваленты

санирование

пролонгировать

эксклюзивный

анонс

спонсор

оздоровление

продлить

исключительный

объявление

меценат, покровитель

 

       1.3. Плеоназмы

       В текстах документов нередко ошибочно соединяются слова, близкие по смыслу (плеоназмы). При этом происходит неоправданное дублирование информации, употребление лишних слов, например:

 

Неправильно

Правильно

совместное сотрудничество

практические мероприятия

бесполезно (напрасно) пропадает

взаимная помощь друг другу

в мае месяце

промышленная индустрия

тонкий нюанс

главная суть

сотрудничество

мероприятия

пропадает

помощь друг другу

в мае

индустрия

нюанс

суть

 

       Данная ошибка часто возникает при соединении слов русского и иноязычного происхождения, обозначающих одно и то же, например:

Неправильно

Правильно

прейскурант цен

внутренний интерьер

свободная вакансия

памятный мемориал

хронометраж времени

моя автобиография

прейскурант

интерьер

вакансия

мемориал

хронометраж

автобиография

 

       Следует заметить, что некоторые плеоназмы приобрели терминологический характер или характер устойчивого словосочетания и их употребление не считается ошибочным, например: информационное сообщение, информационное письмо, целиком и полностью, реальная действительность, практический опыт.

        Подобные словосочетания допустимы также в тех случаях, когда одно из слов изменило свое значение или приобрело новый оттенок, например: период времени (в смысле «промежуток времени»),  монументальный памятник (в смысле «величественный»), букинистическая книга (в смысле «старинная»).

       1.4. Тавтология

       Распространенной ошибкой является употребление в одном предложении однокоренных слов, то есть наличие в тексте документа смысловых повторов (тавтологии), например: следует учитывать следующие факты; несомненную пользу представляет использование…; данное явление проявляется в то, что…

       Повторение в тексте документа однокоренных слов допустимо лишь в случаях, когда повторяемые слова являются единственными носителями значений, например: следственными органами расследовано…

       2. Необходимо правильно употреблять однокоренных слова с различным значением.

       Близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением, называются паронимами. Ошибки в употреблении паронимов связаны со сложностью различения смысловых оттенков этих слов, например: представить – предоставить, командировочный – командированный, оплатить – заплатить, поместить – разместить, проводить – производить.

…………………………………………………………………………………………………………………..

 

II.Оформление реквизитов служебных документов

       Состав реквизитов документов и порядок их расположения на стандартном листе бумаги установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

       При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трёх основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей. Заголовочная часть – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе. Содержательная часть – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение. Оформляющая часть – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нём сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

       Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги. Допускает печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Нежелательно двустороннее оформление для тех документов, которые имеют длительные сроки хранения. В этом случае реквизиты документа лучше печатать на лицевой стороне листа, а не поместившуюся часть документа переносить на следующий лист. На оборотной стороне листа могут располагаться отдельные реквизиты, например: визы согласования, отметка об исполнителе.

       Важное значение имеет правильное оформление отдельных реквизитов для придания документу юридической силы. К таким реквизитам относятся: наименование организации (органа, принявшего или издавшего акт); наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту документа (указание на предмет регулирования юридического документа и сферу его действия); должность, подпись и расшифровка подписи лица, подписавшего документ.

При необходимости на документе дополнительно оформляются такие реквизиты, как гриф утверждения документа, оттиск печати, грифы и визы согласования документа, визы ознакомления с документом.

       Наименование организации (органа, принявшего или издавшего акт) обычно отражается в бланке документа. Отсутствие данного реквизита является основанием признания принятых актов незаконными.

       Наименование вида документа. Каждый орган или должностное лицо может принимать (издавать) лишь определенные виды юридических документов. Наименования документов конкретного органа или должностного лица закрепляются в соответствующем положении об этом органе или в ином акте, регулирующем его деятельность. Неправильное определение наименования вида (формы) юридического документа может повлечь признание документа недействительным.

       Дата документа.Дата официального документа показывает время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Дата документа оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год,  например: 01.02.2009. В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число, например: 2009.02.01.

       После написания даты цифровым способом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или  точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

       Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например:

       15 марта 2009 г.           03 апреля 2009 г.              28 января 2009 года

       При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.

       Нередко наблюдать распространённую ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе, в письме, в грифе утверждения должностной инструкции и т.п.) печатают при изготовлении его проекта. Однако дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ, непосредственно при подписании или утверждении. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.

       Регистрационный номер документа не всегда является обязательным реквизитом, но актами, имеющими номер, удобнее пользоваться, на них легче ссылаться, их быстрее можно находить в официальных изданиях и сборниках законодательства.

        Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации  системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т.д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например, при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости: код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

       Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

       Место составления или издания документа обычно указывается в справочных данных об организации (в бланках служебных писем) и входит в состав реквизита «Наименование организации», например: Московский городской суд, Басманный районный суд города Москвы.

       Место составления или издания документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, с учетом возможного повторения наименований некоторых населённых пунктов в различных регионах (например: г. Красногорск Московской обл.,  г. Красногорск Челябинской обл., г. Красногорск Сахалинской обл., г. Красногорск Алтайского края).

       Заголовок к тексту документа является необходимым элементом учета и систематизации законодательства. Заголовок должен быть максимально  коротким и точным. Целесообразно, чтобы заголовки имели не только сами юридические документы, но и их составные части.

       Должность, подпись и расшифровка подписи лица, подписавшего документ.Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

       Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ.

       Если наименование должности включает не одну строку, то личная подпись и ее расшифровка располагаются на уровне последней строки в наименовании должности.

       Подпись располагается после текста документа (на последней странице) или после отметки о наличии приложения (в письмах). В предусмотренных случаях документы подписываются постранично.

       Следует отметить, что действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной, т.е. вырезанной на штампе, подписи должностного лица. По ГОСТ Р 6.30 – 2003 требуется личная подпись (то есть подпись, проставляемая от руки).

       Гриф утверждения документа - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Гриф проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности.

       При утверждении документа должностным лицом дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц, например:

                                                                                                 УТВЕРЖДАЮ                                                                                           

                                                                                                 Председатель Арбатского

                                                                                                 районного суда города Москвы

                                                                                                 Сидоров                  А.Б. Сидоров

                                                                                                 06.03.2009  

      

        Оттиск печатипроставляется с захватом части слова, обозначающего должность. Оттиск не ставится на личной подписи должностного лица и её расшифровке. Отдельные виды документовимеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати». Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. В оттиске должны проявляться имеющиеся на печати обязательные и дополнительные элементы защиты.

       Грифы и визы согласования документа. Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля – это процедура, сопровождающая подготовку почти каждого организационно-распорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа – одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.

       Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определённых видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей. Эта информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции работников, в раздел «Должностные обязанности».

       Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего – оформляется гриф согласования. Гриф согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

       При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа. При этом в грифе согласования указывается наименование документа в именительном падеже, его дата и номер.

       Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой официального документа. При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п. 7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например:

       Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. При внесении в проект документа уточнений, не меняющих его сути, повторного визирования не требуется.

       Порядок согласования того или иного документа и круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию, устанавливается самой организацией.

              Визы ознакомления с документом. Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен (ознакомлены)». Виза ознакомления включает: наименование должности работника, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату ознакомления, например:

С актом ознакомлен:

помощник судьи                           Васильев                                                        Н.А. Васильев  

                                                       07.02.2009   

                                                                                                                                                       

       Если работник должен не только ознакомиться с документом, но и получить его экземпляр на руки, то в визе ознакомления делается соответствующая отметка, например:

 

С приказом ознакомлена, экземпляр приказа получила:

секретарь судебного заседания          Александрова                                 Е.И. Александрова

                                                               11.11.2003

       Визы ознакомления располагают на лицевой стороне документа ниже реквизитов «Подпись», «Визы согласования», «Грифы согласования» или на оборотной стороне документа.

       Для служебной переписки важное значение имеет оформление таких реквизитов. Как справочные данные об организации, ссылка на регистрационный номер и дату документа,

адресат и отметка о наличии приложения.

       Справочные данные об организации. Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией.

       Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи. В почтовых адресах не должно быть сокращённых названий, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

       наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);

       название улицы, номер дома, номер квартиры;

       название населённого пункта (города, посёлка и т.п.);

       название области, края, автономного округа (области), республики;

       страна (для международных почтовых отправлений);

       почтовый индекс.

       В таком же порядке пишется адрес отправителя, например:  Лесная ул., 67, Москва, 124081.     

       Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ, например:  На № 301/07-15 от 01.04.2009

       Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.

       Адресат. Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Рассвет». Для ускорения движения документов при обработке их в организации – получателе рекомендуется адресовать документы конкретному должностному лицу: руководителю организации, его заместителю, руководителю структурного подразделения, специалистам.

       При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.), в том числе в общепринятой сокращенной форме. При этом инициалы ставятся после фамилии, например:

                                                                                   &n

Написал - dilar







Задать свой вопрос юристу